MEMBUAT JADWAL PELAJARAN DENGAN Ms. eXCEL PADA SMAN 2 PAINAN

Berbagai  teknis yang dilakukan dalam membuat jadwal pelajaran, ada yang dibuat secara manual dengan menggunakan sejumlah warna yang berkorespondensi satu-satu dengan nama pengajar/mata pelajaran , hingga penggunaan program aplikasi pembuat jadwal pelajaran seperti aSc Timestable yang cukup lengkap hingga pengaturan siswa maupun ruangan telah disediakan. Namun demikian program ini pun pada prinsipnya sama menggunakan pewarnaan yang berbeda untuk setiap nama pengajar atau mata pelajaran dengan maksud sebagai indikator pembeda kondisi jadwal yang dibuat dengan bantuan computer. 

          Program aplikasi aSc Timestable  tidak gratis (not free) alias harus beli, kalau yang bisa kita downloadpun merupakan versi trial, lumayan sekedar mengenal penggunaan program aplikasi tersebut. Penulis telah mencoba mengunduh program  aSc Times Table tersebut dan menggunakannya namun masih terdapat error , akhirnya kembali lagi menggunakan MS. Excel walaupun entry datanya dan penataannya manual satu persatu  , namun cukup membantu dengan cepat dalam membuat jadwal pelajaran dan lebih familiar bagi kita yang sering menggunakannya.

         Sepuluh tahun yang lalu lampu rambu perempatan jalan telah menginspirasi penulis. Saat kendaraan yang saya tunggangi di malam hari berhenti di perempatan dan   Traffic Lights yang berwarna merah, kuning, dan hijau jadi perhatian saya. Saat itu terlintas dalam benak saya sepertinya dalam menyusun jadwal mengajar dapat menggunakan warna-warna tersebut. Setibanya di rumah tanpa menunggu lama saya nyalakan PC jadul dan saya buka MS.Excel 97 lalu mencari pemformatan cells  dengan membuka menu format  saya temukan submenu conditional format yang hanya dapat berisi 3 kondisi saja, artinya MS. Excel 97 menuntut kita untuk terampil menggkombinasikan fungsi-fungsi yang ada. Walau harus sedikit merumuskan beberapa cell untuk kondisi jadwal akhirnya membuat jadwal mengajar dengan formatting cells dapat saya buat.

         Dalam MS. Excel 97 hanya berisi 3 kondisi , berbeda dengan MS.Office Excel 2007  yang berisi feature conditional formatting hingga 64 kondisi dan beberapa feature lainnya berbentuk icons yang tidak ada dalam MS. Excel 97 dan Traffic Lights yang telah menginspirasi penulis dijadikan sebagai salah satu icon sets formatting cells, sehingga dalam pemformatan cells lebih variatif,mudah dan simple.

         Dalam membuat jadwal mengajar dengan formatting cells , warna merah saya gunakan sebagai indicator untuk kondisi jadwal Rangkap artinya satu mata pelajaran yang diampu oleh seorang guru terdapat di beberapa ruang kelas yang berbeda pada saat yang bersamaan. Warna hijau sebagai indicator jumlah jampel per minggu yang dialokasikan masih kurang dalam satu kelas, dan warna kuning sebagai indikator jumlah jampel  berlebih dalam satu kelas dari yang dialokasikan sesuai muatan kurikulum. Hal ini sangat membantu dalam entry kode pengajar atau mengedit jadwal, saat mengganti kode pengajar si A dengan si B terkadang kita lupa siapa yang diganti atau dihapus , mata pelajaran apa yang kurang atau berlebih, jadi kita tak akan dibebani dengan hal tersebut.

          Untuk pemula yang belum mengenal feature-feature MS. Excel 2007 lainnya, berikut penulis sajikan langkah-langkah membuat jadwal mengajar atau jadwal pelajaran dengan formatting cells:

• Buka  MS. Excel,  satu workshett  kosong terbuka secara otomatis
• Pada Sheet 1, buatlah dan tentukan rancangan bentuk jadwal yang diinginkan, bentuk vertical atau horizontal sekaligus distribusikan jumlah jampel setiap hari dari Senin s.d. Sabtu sehingga jumlah jampel per Minggu sesuai dalam muatan kurikulum sekolah.

Berikut  contoh blanko jadwal yang berbentuk vertical.

 

•  Pada Sheet yang sama di area lain yang tidak sebaris dengan jadwal, buatlah tabel  data yang memuat  kode  pengajar/mata pelajaran dan alokasi jumlah jampel setiap kelas dalam satu Minggu.

( Jadwal  dengan tabel data harus dibuat dalam satu Sheet yang sama , karena  Conditional Formatting tidak dapat bekerja pada Sheet yang berbeda jika menggunakan fungsi vlookup reference).

 

• Langkah selanjutnya, pemformatan setiap Cell pada jadwal yang telah dibuat.

Untuk kondisi 1 (Pewarnaan untuk kondisi jadwal rangkap)
-       Pilih range cell D8:T8  – Klik Tab Home – Klik Conditional Formatting – klik  Highlight Cells -  klik duplicate values…. 

 

Maka  muncul kotak dialog  Duplicate values seperti berikut:

 

 Jika anda tidak menginginkan warna baku yang disediakan, anda bisa klik menu dropdown value with lalu klik custom format…, maka terbuka kotak dialog Format Cells:

 

 Saya memilih  Tab  Fill untuk mewarnai cells dengan warna merah lalu OK.

(pilih Tab Font jika anda mau memilih Hurufnya saja yang diwarnai ).

Selanjutnya periksa Cells D8 s.d. T8  yang sudah kita format  dengan duplikasi tadi.

Klik Conditional Formatting – klik  Manage Rules …  , maka tampak pada kotak dialog berikut :

Pemformatan untuk Duplikcate values diterapkan pada range D8:T8.  Klik Apply lalu OK.

 

Untuk kondisi 2 (Pewarnaan Cells untuk kondisi jumlah jampel kurang)
-       Format  Cell D8 dengan menggunakan formula (funggsi yang digunakan COUNTIF dan VLOOKUP)
-       Klik Conditional Formatting – klik  New Rule… , maka terbuka kotak dialog berikut:
-       Klik  Use a formula to determine which cells to format – pada kotak tab Format value where this formula is true ketikkan  rumus berikut:

=COUNTIF(D$8:D$59,D8)<VLOOKUP(D8,$AO$72:$BE$96,3,FALSE) , lalu

Klik button Format – klik warna sesuai selera anda lalu OK .

Penjelasan :

Fungsi COUNTIF : untuk menghitung konten cell D8 dalam range cells D8:D59

(Range D8:D59 berisi  38 Cell yang mewakili jumlah 38 jampel per minggu untuk kelas 7A)

Fungsi VLOOKUP : untuk mencari konten D8 dalam table array (AO72:BE96) yang merupakan jumlah jampel untuk kelas 7A mata pelajaran dengan kode pengajar yang berkorespondensi dengan konten pada cell D8.

3 adalah  nomor indeks kolom untuk alokasi jumlah jampel kelas 7A.

False : nilai range_lookup  agar fungsi VLOOKUP mencari secara tepat tanpa harus menyusun data tabel secara terurut.

 

Untuk kondisi 3 (Pewarnaan Cells untuk kondisi jumlah jampel berlebih)
Dengan langkah yang sama seperti untuk kondisi 2
-       Format  Cell D8 , klik cell D8
-       Klik Conditional Formatting – klik  New Rule… , maka terbuka kotak dialog berikut:
-       Klik  Use a formula to determine which cells to format – pada kotak tab Format value where this formula is true ketikkan rumus berikut:

=COUNTIF(D$8:D$59,D8)>VLOOKUP(D8,$AO$72:$BE$96,3,FALSE) , lalu

Klik button Format – klik warna sesuai selera anda lalu OK – OK.

 

 Formatting cell D8 dengan 3 kondisi selesai, untuk melihat pemformatan tadi

-       Klik Conditional Formatting – klik  Manage Rules …  , maka tampak pada kotak dialog berikut :

 

 Dalam kotak dialog ini anda dapat menghapus, mengedit formula, menata urutan kondisi formatting.

-       Langkah selanjutnya Formatting cell E8, F8, s.d. T8 (sesuai jumlah kolom pada jadwal yang anda buat).

Untuk pemformatan cell E8, F8, s.d. T8  tak perlu merumuskan seperti langkah diatas, kita gunakan Format Painter pada group Clipboard  sub tab Home.

Klik  cell D8 – klik Format Painter – klik cell E8.

Untuk melihat hasil pemformatan pada cell E8 ,

Klik cell E8 – klik  Conditional Formatting – klik  Manage Rules …  , maka tampak pada kotak dialog berikut :

 

Untuk melihat sepintas formula, gerakkan pointer mouse hingga di atas formula, untuk mengedit klik kondisi yang akan diedit – klik tab Edit Rule…

Dengan cara yang sama, format untuk cell F8, G8 , dst..

-       Langkah selanjutnya Formatting range cell D9:T9 (sesuai jumlah kolom pada jadwal yang anda buat)

Pilih  range cell D8:T8  – klik Format Painter – klik cell D9

Maka range cell D9:T9 telah terformat.

Periksa cell D9 : Klik cell D9 – klik  Conditional Formatting – klik  Manage Rules …  , maka tampak pada kotak dialog berikut :

 

 Tampak untuk Duplicate value perlu diedit, klik Duplicate value – tulis pada kotak Applies to :

=$D$9:$T$9.

Periksa lagi untuk cell E9 , dst.

 Ulangi langkah pemformatan untuk baris berikutnya hingga tuntas.

 Setelah semua cells sudah terformat dengan 3 kondisi tersebut, maka blanko jadwal siap  diisi dan perhatikan hasil pemformatannya .

 Berikut contoh 3 kondisi yang tampak, kondisi rangkap(merah), kurang jam (hijau), dan lebih jam (kuning).

 

 Apabila kondisi jadwal terlihat berwarna putih seperti warna background, maka kondisi jadwal telah benar.

 WARNING:

Setiap cell anda harus mengetikkan  satu persatu, jangan lakukan Copy- Paste untuk konten yang sama, karena setiap cell telah diformat dengan format tertentu sehingga akan mengubah formatting cell yang telah dibuat!!!.

• LANJUTAN :

-       Untuk memeriksa kelengkapan setiap mata pelajaran yang dientrykan serta jumlah jampelnya, anda dapat membuat daftar tabel pemeriksa di area lain pada  Sheet yang sama seperti tabel di bawah, atau pada Sheet yang lain (Hal ini lebih baik karena kita dapat menampilkan 2 Sheet secara bersamaan dalam satu layar).

Tampak  Kode mapel  IS  belum diisikan pada kelas 8A sejumlah 2 jampel.
-       Formula untuk Cell AQ104 :  =Countif(range kolom kelas 7A pada jadwal,criteria)

= Countif($D$8:$D$59,AO104)

            Formulakan untuk Cell AR104, dst , untuk baris selanjutnya anda bisa Copy-Paste.

Untuk  Kondisi jumlah jampel, prinsifnya membandingkan antara jumlah jam hasil perhitungan fungsi Countif dengan jumlah seharusnya yang ada pada Tabel data.

Fungsi IF yang saya gunakan untuk formulanya tampak pada Formula Bar .

=IF(BF104=BF72,”TEPAT”,IF(BF104<BF72,”KURANG”&” “& (BF72-BF104),”LEBIH”&” “&(BF104-BF72)))

-       Untuk memeriksa jumlah jam setiap pengajar per hari dalam satu minggu, anda dapat membuat tabel pemeriksa lagi, seperti berikut:

 Tampak Kode  BS pada hari jum’at tidak ada jam mengajar. Ini berguna untuk memeriksa  permintaan jam kosong mengajar.

Tampak pada formula bar Fungsi Countif(range cells hari senin pada jadwal,criteria).

 -       Untuk mencegah salah pengisian kode pengajar pada masing-masing kelas, anda dapat menggunakan Data Validation.

Klik cell D8 – Klik tab Data – Klik Data Validation – klik Data Validation … , maka tampak kota dialog berikut :

 

  Pada tab Allow: pilih list , lalu ketikkan pada tab Source: Kode nama pengajar yang mengajar di kelas 7A dan pisahkan dengan “,” (koma)

Tampak In-cell dropdown di ceklis berarti daftar kode pengajar pada cell D8 ditampilkan dalam menu dropdown.

Untuk peringatan salah entry data, anda dapat klik tab Error Alert seperti kotak dialog berikut:

Isi dengan teks yg diperlukan lalu OK.

  Hasil validasi data pada cell D8, jika klik cell D8 tampak pada sebagai berikut:

 
Icon small triangle pada cell D8 merupakan menu dropdown jika anda klik berisi daftar kode pengajar yang tadi dibuat.

 

 Jadi anda dapat mengkliknya tanpa harus mengetikan lagi.

          Icon small triangle tidak akan tercetak saat printing, jika settingan baku tidak dirubah.

 Jika anda mengetikkan kode nama pengajar selain yang terdaftar tadi, maka muncul peringatan kesalahan yang tadi telah dibuat. Ini kegunaannya data validasi sebagai pembatasan.

 

 Selanjutnya anda dapat melakukan validasi data yang sama untuk cell lainnya  jika anda mau !

Klik cell d8 – klik Data Validation – Data Validation …  , lalu OK.

Klik  atau pilih Cell lainnya lalu tekan F4 .

Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.